Alles wat je moet weten over de Peppol verplichting in België

De invoering van de Peppol verplichting in België zorgt voor een grote verandering in hoe bedrijven en overheden facturen uitwisselen. Dit nieuwe systeem maakt elektronische facturatie eenvoudiger en veiliger, maar roept ook vragen op over wat er precies van organisaties wordt verwacht. In deze blogpost leggen we uit wat de Peppol verplichting inhoudt, waarom het belangrijk is, en hoe je als bedrijf of organisatie kunt voldoen aan deze nieuwe regels.

Wat is Peppol en waarom is het verplicht in België?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een netwerk en standaard voor het elektronisch uitwisselen van documenten zoals facturen tussen bedrijven en overheden. Het doel is om administratieve processen te vereenvoudigen, fouten te verminderen en betalingen sneller te laten verlopen.

Sinds 2023 is het voor Belgische bedrijven verplicht om elektronische facturen via Peppol te versturen naar de overheid. Dit betekent dat facturen aan overheidsinstanties niet langer op papier of via e-mail mogen worden gestuurd, maar via het Peppol-netwerk moeten verlopen.

Deze verplichting geldt voor alle leveranciers die zaken doen met de federale overheid, regionale overheden en sommige lokale besturen. Het is een stap in de digitalisering van de overheid en draagt bij aan een efficiëntere administratie.

Wie moet zich aan de Peppol verplichting houden?

De Peppol verplichting geldt vooral voor:

• Leveranciers van de federale overheid

• Bedrijven die factureren aan regionale overheden (Vlaanderen, Wallonië, Brussel)

• Ondernemingen die zaken doen met bepaalde lokale overheden

  
  

Voor grote bedrijven die niet direct aan de overheid factureren, is de verplichting nog niet van toepassing. Toch kiezen steeds meer bedrijven vrijwillig voor Peppol omdat het ook onderling factureren eenvoudiger maakt.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Peppol werkt via een netwerk van zogenaamde Access Points. Dit zijn dienstverleners die de elektronische facturen verzenden en ontvangen volgens de Peppol-standaard. Een Access Point zorgt ervoor dat facturen veilig en correct bij de juiste ontvanger aankomen.

Een bedrijf dat facturen wil versturen via Peppol, sluit een contract af met een Access Point-provider. Deze provider zet de facturen om naar het juiste formaat en stuurt ze door via het Peppol-netwerk.

De ontvanger, bijvoorbeeld een overheidsdienst, heeft ook een Access Point dat de facturen ontvangt en verwerkt. Dit systeem zorgt voor een gestandaardiseerde en betrouwbare uitwisseling.

Wat zijn de voordelen van de Peppol verplichting?

De invoering van Peppol brengt verschillende voordelen met zich mee:

• Snellere verwerking van facturen

• Minder fouten door automatische controle

• Lagere administratieve kosten

• Betere traceerbaarheid van facturen

• Veilige en gestandaardiseerde communicatie

  
  

Voor overheden betekent dit een efficiëntere afhandeling van betalingen en minder papierwerk. Voor bedrijven betekent het minder tijd kwijt zijn aan facturatie en een snellere betaling.

Wat moet je doen om aan de Peppol verplichting te voldoen?

Bedrijven die aan de Peppol verplichting moeten voldoen, kunnen de volgende stappen nemen:

1. Kies een Access Point-provider

   Er zijn verschillende aanbieders op de markt. Vergelijk prijzen, gebruiksgemak en ondersteuning.

   
   

2. Registreer je bij het Peppol-netwerk

   Na registratie ontvang je een Peppol-ID, een uniek adres waarmee je facturen kunt verzenden en ontvangen.

   
   

3. Pas je facturatiesysteem aan

   Zorg dat je facturatiesoftware Peppol-compatibel is of gebruik een tussenoplossing van je Access Point.

   
   

4. Test het verzenden en ontvangen van facturen

   Voer een testfase uit om zeker te zijn dat alles correct werkt.

   
   

5. Start met het versturen van Peppol-facturen naar overheden

   Vanaf het moment dat de verplichting ingaat, accepteert de overheid alleen nog facturen via Peppol.

   
   

Veelgestelde vragen over de Peppol verplichting

Is Peppol verplicht voor alle bedrijven in België?

Nee, alleen voor bedrijven die factureren aan overheden die onder de verplichting vallen.

Kan ik nog papieren facturen sturen?

Nee, voor overheidsfacturen is dat niet meer toegestaan.

Wat als ik geen Peppol-facturen stuur?

Dan loop je het risico dat je facturen niet worden aanvaard en je betaling vertraging oploopt.

Hoeveel kost het gebruik van Peppol?

De kosten verschillen per Access Point-provider, maar liggen meestal tussen de 10 en 50 euro per maand, afhankelijk van het aantal facturen.

Praktisch voorbeeld van Peppol in actie

Stel, een klein bouwbedrijf levert diensten aan een gemeente in Vlaanderen. Voorheen stuurde het bedrijf een papieren factuur per post. Nu gebruikt het bedrijf een Access Point om de factuur elektronisch te versturen via Peppol. De gemeente ontvangt de factuur direct in haar systeem, controleert automatisch of alles klopt en betaalt sneller uit. Het bouwbedrijf bespaart tijd en voorkomt fouten in de facturatie.

Wat betekent dit voor de toekomst van facturatie in België?

De Peppol verplichting is een belangrijke stap richting een volledig digitale en gestandaardiseerde facturatie in België. Naar verwachting zullen ook andere sectoren en bedrijven in de toekomst verplicht worden om elektronische facturen via Peppol te versturen. Dit maakt het verstandig om nu al te investeren in de juiste systemen en kennis.

Bedrijven die vroegtijdig overstappen op Peppol profiteren van een soepelere administratie en een betere relatie met hun klanten en leveranciers.